Costi di un ERP per PMI: licenze, canoni, utenti e manutenzione

Perché il prezzo di listino non è il costo reale di un ERP

La prima domanda di un titolare di PMI è sempre: «Quanto mi costa davvero?». La risposta non è nel prezzo sul sito né nella prima riga del preventivo. Il costo di un ERP somma modello di pricing, implementazione, integrazioni e impatto sull'operatività.

Il listino copre solo la licenza, nella migliore delle ipotesi. A quella si aggiungono parametrizzazioni, personalizzazioni, formazione e supporto all'avvio. Sono le voci dell'implementazione. Fuori dall'investimento iniziale restano manutenzione e aggiornamento, spesa ricorrente quasi stabile.

Il confronto va impostato su componenti e orizzonte temporale, non su un prezzo singolo. Metodo: due colonne, «una tantum» e «ricorrente annuo». Ogni voce dell'offerta va in una delle due. Una versione base di ERP senza personalizzazioni né formazione parte da 5.000 euro come costo una tantum della licenza software. È il pavimento, non il prezzo finale di un progetto reale.

Un listino pubblico aiuta a calibrare. Fatture in Cloud va da 12 euro al mese (Standard) a 49 euro al mese (Complete). Danea Easyfatt costa 15-40 euro al mese. TeamSystem (store) parte da 27 euro al mese. Sono gestionali di fatturazione e contabilità, non ERP completi.

Le tre voci del confronto sono licenza, implementazione e assistenza. Solo la prima ha listini pubblici: SAP Business One a 900 euro l'anno a utente, Microsoft Dynamics 365 Business Central a 67,80 euro/mese a utente, Odoo a 24,90 euro/mese a utente. Implementazione e assistenza si conoscono soltanto dal preventivo.

Tre voci, un solo listino. La licenza ha prezzi pubblici per utente o al mese. L'implementazione no: per SAP Business One i costi sono elevati, per Odoo serve un partner, per TeamSystem Enterprise la curva è ripida. L'assistenza ha un prezzo solo nei gestionali cloud di fascia bassa; Zucchetti quota su preventivo.

Per la licenza i nomi con cifre pubbliche sono SAP Business One, a 900 euro annui a utente; Dynamics 365 Business Central, a 67,80 euro/mese a utente; Odoo, a 24,90 euro/mese a utente; TeamSystem Enterprise, da 8.000 euro all'anno; 1C LifeTime, a 290 euro a utente una tantum più costo dell'applicazione.

Per l'implementazione le cifre note sono un pavimento di 5.000 euro per un ERP base senza personalizzazioni né formazione e una forbice da 10.000 a 100.000 euro in un progetto reale. SAP Business One ha costi elevati, Odoo richiede un partner, TeamSystem Enterprise ha curva ripida.

Per l'assistenza i listini pubblici coprono solo la fascia bassa: Danea Easyfatt include assistenza e aggiornamenti nella licenza di 12 mesi, Fatture in Cloud nei piani base la eroga via chatbot. Per le suite ERP, Zucchetti quota su preventivo.

Licenza, implementazione, assistenza: cosa è pubblico e cosa no

Anatomia del costo: licenza, implementazione e assistenza

La spesa si scompone in tre macro-voci. Licenza: pagata una volta sola o come canone. Implementazione: adattamento e formazione. Manutenzione e aggiornamenti: fuori dall'investimento iniziale, ma esborso annuale quasi simile.

Dentro l'implementazione ci sono quattro sotto-voci: parametrizzazioni, personalizzazioni, formazione e supporto al decollo. Le personalizzazioni si distinguono perché sono aggiunte di codice. Il peso cambia da progetto a progetto. Con software standard le prime due restano contenute; con software su misura domina la seconda.

Oltre alla licenza vanno considerati personalizzazione, implementazione, formazione, manutenzione e aggiornamenti continui. Per ogni voce occorre farsi dire dal fornitore se è compresa nella licenza o nel canone. Chiedere anche in quale anno di contratto si sostiene e a quale profilo utente è destinata.

La classificazione più utile in fase di budget è temporale. Ciò che si paga una volta entra nell'investimento iniziale; ciò che si ripete entra nel budget degli anni successivi. Un'offerta con licenza bassa e manutenzione alta può equivalere a una con canone mensile alto e nessun costo di avvio. L'esito si ribalta secondo l'orizzonte scelto.

Nei listini ERP più noti la licenza è la voce visibile. SAP Business One parte da 900 euro annui a utente. Microsoft Dynamics 365 Business Central parte da 67,80 euro/mese a utente. Odoo parte da 24,90 euro/mese a utente, oppure è gratis in self-hosting. Zucchetti non pubblica listini e quota su preventivo. Implementazione e assistenza restano fuori da questi importi.

Nei gestionali cloud di fascia bassa l'assistenza può essere limitata. Fatture in Cloud, nei piani base, offre assistenza via chatbot.

Nei gestionali cloud la scala dei piani è pubblica. Fatture in Cloud, diffuso con 580.000 partite IVA, parte dal piano Forfettari a 4 euro al mese e sale a Standard 12, Premium 19, Premium Plus 27 e Complete 49 euro al mese. Nei piani base l'assistenza resta via chatbot.

Le voci dell'implementazione non hanno listino pubblico: parametrizzazioni, personalizzazioni, formazione e assistenza all'avvio. Le cifre note sono indirette e le indicano i fornitori stessi. SAP Business One ha costi di implementazione elevati. Odoo necessita di un partner per implementarla. TeamSystem Enterprise ha una curva ripida.

L'assistenza compare nei listini solo in fascia bassa. Danea Easyfatt include assistenza e aggiornamenti nella licenza di 12 mesi. La versione base parte da 48 euro + IVA all'anno, cioè 4 euro + IVA al mese. A questi si aggiungono i costi di gestione amministrativa: 1,00 euro + IVA con carta o PayPal e 2,50 euro + IVA con bonifico.

Nei listini Danea le versioni hanno prezzi distinti. La base cloud monoutente costa 48 euro + IVA all'anno, cioè 4 euro + IVA al mese, e comprende assistenza e aggiornamenti per 12 mesi. Easyfatt Enterprise One è indicata da 25 euro + IVA al mese.

Fatture in Cloud: canone mensile per piano (€/mese)

Licenza una tantum o canone mensile: due modelli che non si confrontano a colpo d'occhio

I due modelli diffusi sono licenza perpetua e abbonamento. Con la licenza perpetua il cliente paga una tantum. In alcuni contratti acquisisce anche tutti i futuri aggiornamenti. Per esempio, con una licenza a vita il costo è di 290 euro a utente, oltre al costo dell'applicazione. È un importo una tantum, non annuale.

Con l'abbonamento paga un canone mensile e non è proprietario della licenza. Nel canone sono inclusi cloud, manutenzione e aggiornamenti annui.

Il canone non è «la licenza spalmata su dodici mesi». È un pacchetto che incorpora erogazione del servizio, manutenzione e aggiornamenti. Con la licenza perpetua queste voci possono restare a carico dell'azienda o essere fatturate a parte. Confrontare un importo una tantum con un canone mensile senza elencare cosa comprende ciascuno porta a conclusioni sbagliate in entrambe le direzioni.

Per orientarsi: le soluzioni SaaS in cloud partono da circa 30-150 euro al mese per le piccole PMI e arrivano a 300-800 euro al mese per realtà più strutturate. Sotto questa soglia ci sono i gestionali di fatturazione e contabilità, con listini come 12-49 euro al mese, 15-40 euro al mese o a partire da 27 euro al mese. Sono ancoraggi utili per la fascia bassa, ma strumenti centrati su poche funzioni. Un ERP governa l'intero processo aziendale.

La domanda da porre al fornitore non è «quanto costa al mese», ma «cosa è compreso in quel canone e cosa no». Se il canone include cloud, manutenzione e aggiornamenti, il confronto con una licenza perpetua deve includere infrastruttura, manutenzione e aggiornamenti. Anno per anno.

Confronto diretto sui listini pubblici: TeamSystem Enterprise parte da 8.000 euro all'anno. SAP Business One: 900 euro annui a utente. Dynamics 365 Business Central: 67,80 euro/mese a utente. Odoo: 24,90 euro/mese a utente. La licenza LifeTime di 1C costa 290 euro a utente, oltre al costo dell'applicazione, una tantum.

Nella licenza perpetua l'assistenza è una voce separata. La LifeTime di 1C-ERP comprende tutti i futuri aggiornamenti. Manutenzione e assistenza possono restare a carico dell'azienda o essere fatturate a parte: vanno chieste in contratto.

Il confronto a parità di perimetro si ferma alla licenza. Implementazione e assistenza non hanno un prezzo pubblicato, né nel modello a canone né in quello a licenza perpetua. Il conto completo si costruisce solo con i preventivi, voce per voce, sullo stesso orizzonte di anni.

Licenza perpetua e abbonamento: cosa cambia oltre al prezzo

Quanto si spende davvero: dalle microimprese alle PMI strutturate

Il punto di partenza più basso è la versione base: 5.000 euro di licenza software una tantum, senza personalizzazioni né formazione. È l'ordine di grandezza di un ERP «nudo». Serve a capire quanto aggiungono le voci successive.

In un progetto reale la forbice si allarga: da 10.000 a 100.000 euro. Dipende dal livello di personalizzazione, dal numero di moduli implementati e da altri fattori legati alla singola azienda. Qui si colloca la maggior parte delle PMI che non si limitano alla configurazione standard.

Sul canone, i valori mensili ricorrenti partono da 30-150 euro al mese per le piccole PMI. Salgono a 300-800 euro al mese per le PMI più strutturate in ambito SaaS cloud. La differenza tra le due fasce dipende quasi mai dal numero di utenti in sé. Contano moduli attivi, integrazione richiesta e grado di personalizzazione.

Il contesto italiano aiuta a inquadrare il fenomeno. Secondo il report «Imprese e ICT» dell'ISTAT del 2023, l'85% delle grandi imprese italiane utilizza sistemi ERP. Solo il 41,4% delle PMI li ha adottati. Le microimprese, in genere con meno di dieci dipendenti e fatturato annuo limitato, sono la base del tessuto economico. Per loro l'evoluzione tecnologica ha reso disponibili soluzioni cloud, che non richiedono costosi investimenti in hardware.

Un dato aggiorna il quadro. La guida 2026 «Software gestionale: come scegliere quello giusto» indica il 48,8% delle PMI italiane con un ERP strutturato; il restante 51,2% lavora con Excel e software non integrati.

Il mercato ERP italiano vale 1,3 miliardi di dollari e cresce del 6,1% annuo. Le PMI rappresentano il 90% del mercato. Secondo la guida 2026 «Software gestionale: come scegliere quello giusto», il 67% delle implementazioni ERP nelle PMI non raggiunge gli obiettivi prefissati. I costi reali superano il preventivo iniziale di 3-4 volte.

Simulazione sulla sola licenza, dieci utenti. SAP Business One, a 900 euro annui a utente, fa 9.000 euro l'anno. Dynamics 365 Business Central, a 67,80 euro/mese a utente, 8.136 euro l'anno. Odoo, a 24,90 euro/mese a utente, 2.988 euro l'anno. Su tre anni: 27.000, 24.408 e 8.964 euro.

A quel totale va aggiunta la parte una tantum con l'implementazione. Un ERP base senza personalizzazioni né formazione costa 5.000 euro. Un progetto reale va da 10.000 a 100.000 euro. TeamSystem Enterprise parte da 8.000 euro all'anno, pari a 24.000 euro in tre anni.

Il canone di TeamSystem Enterprise è pubblicato come cifra unica: da 8.000 euro all'anno, per PMI strutturate da 20 a 250 dipendenti. Non distingue licenza, implementazione e assistenza. Zucchetti non pubblica listini e quota su preventivo.

Ripartizione per voce con i dati disponibili. Licenza: SAP 900 euro/anno per utente, Dynamics 67,80 euro/mese per utente, Odoo 24,90 euro/mese per utente, TeamSystem Enterprise 8.000 euro/anno, 1C 290 euro/utente una tantum. Implementazione: 5.000 euro base e 10.000-100.000 euro progetto reale. Assistenza: Danea inclusa 12 mesi, Fatture in Cloud chatbot, Zucchetti preventivo.

Fasce di spesa e risultati: i numeri chiave

Quanti utenti, e soprattutto quanti contemporaneamente

Il numero di utenti incide sul costo in modo diretto, con la licenza, e indiretto, con formazione e maggiore complessità dei processi. Sono due voci che si sommano. Vanno stimate separatamente.

Per la licenza la metrica non è il numero di utenti totali ma quello degli utenti simultanei. Sono coloro che operano contemporaneamente sul software. Chi fa contabilità lavora di norma in sessioni lunghe. Un agente o un venditore si collega solo per registrare e aggiornare ordini. Dieci persone tutto il giorno hanno un carico di contemporaneità molto diverso da dieci che accedono a rotazione per pochi minuti.

I costi indiretti seguono una logica opposta: formazione e complessità dei processi dipendono dal numero totale di utenti. Di solito i costi maggiori sono per gli utenti con accesso limitato, non per quelli che ci lavorano sempre. Chi usa l'ERP raramente ha bisogno di più supporto, sbaglia più spesso e il suo utilizzo resta frammentato.

In trattativa conviene definire il picco di contemporaneità, non l'organico. Quali ruoli lavorano insieme nelle ore di punta. Quanti devono avere una sessione aperta nello stesso momento. Come il fornitore conteggia gli utenti simultanei nel contratto.

Il costo per utente varia molto. SAP Business One parte da 900 euro annui a utente. Dynamics 365 Business Central da 67,80 euro/mese a utente. Odoo da 24,90 euro/mese a utente. La licenza LifeTime di 1C costa 290 euro a utente, oltre al costo dell'applicazione, una tantum.

Sulla sola licenza il conto per simultaneità è immediato. Dieci utenti con SAP Business One sono 9.000 euro l'anno. Con Dynamics 365 Business Central 8.136 euro l'anno. Con Odoo 2.988 euro l'anno. La licenza LifeTime di 1C-ERP è invece una tantum.

Per la licenza i listini sono per utente: SAP 900 euro/anno, Dynamics 67,80 euro/mese, Odoo 24,90 euro/mese, 1C 290 euro una tantum. Il costo di un utente simultaneo aggiuntivo va chiesto in preventivo.

Parametrizzazioni, personalizzazioni e formazione: dove scivola il budget

La distinzione tecnica è netta. La parametrizzazione, spesso chiamata anche customizzazione, è la configurazione del software così com'è. La personalizzazione è l'aggiunta di codice. La prima ha un costo prevedibile e proporzionale al numero di aree da configurare. La seconda introduce sviluppo, test e manutenzione dedicata.

Le aggiunte di codice tendono a far lievitare tempi e spese anche dopo la messa in produzione. Ogni aggiornamento del software standard va verificato contro le modifiche apportate. Ciò che era un intervento una tantum genera attività ricorrenti di controllo e adeguamento. Per ogni richiesta di personalizzazione va posta una domanda: il processo aziendale può adattarsi alla configurazione standard o serve davvero codice nuovo?

La formazione degli utenti e l'assistenza nella fase di lancio non sono extra opzionali. Fanno parte delle voci che compongono il costo di implementazione, insieme a parametrizzazioni e personalizzazioni. Trattarle come voci strutturali significa chiedere quante giornate di formazione sono previste, per quali profili e se l'assistenza dopo il go-live è compresa o si paga a consumo.

Una domanda utile prima di firmare: quali parametrizzazioni sono incluse nell'offerta e quali giornate aggiuntive verrebbero fatturate a parte. È su questa voce, più che sulla licenza, che il budget di progetto si sposta durante l'implementazione.

Alcuni fornitori segnalano esplicitamente il rischio. SAP Business One ha costi di implementazione elevati. Odoo passa da un partner esterno. TeamSystem Enterprise ha una curva ripida. Il 67% delle implementazioni ERP nelle PMI non raggiunge gli obiettivi.

Odoo, gratuito in self-hosting, conta 82 moduli: ogni modulo attivato è una voce di parametrizzazione in più. Per l'implementazione serve un partner.

Sulle giornate di consulenza nessun listino pubblico espone una tariffa: né per la parametrizzazione, né per la personalizzazione, né per la formazione. Le uniche cifre disponibili restano il pavimento di 5.000 euro per un ERP base e la forbice da 10.000 a 100.000 euro di un progetto reale. Il resto va chiesto in preventivo, giornata per giornata.

Sull'assistenza l'estremo basso è nei listini cloud. Nei piani base di Fatture in Cloud il supporto è via chatbot. Per le suite ERP la stessa voce si paga a consumo oppure è compresa nel canone. In nessuno dei due casi c'è un prezzo pubblicato.

Per l'implementazione non esiste una tariffa giornaliera pubblica per parametrizzazione, personalizzazione e formazione. Le cifre note restano il pavimento di 5.000 euro per un ERP base e la forbice da 10.000 a 100.000 euro di un progetto reale. SAP Business One ha costi di implementazione elevati, Odoo richiede un partner, TeamSystem Enterprise ha curva ripida.

Parametrizzazione o personalizzazione: due costi diversi

Manutenzione, aggiornamenti e infrastruttura: il costo che torna ogni anno

Manutenzione e aggiornamento non fanno parte dell'investimento iniziale. Sono una voce che si ripete ogni anno, quasi invariata. Distinguono il preventivo del primo anno, spesso messo in evidenza dal fornitore, dal costo effettivo negli anni successivi.

Nell'abbonamento la questione è in parte assorbita: il canone mensile include cloud, manutenzione e aggiornamenti annui. Con la licenza una tantum la stessa voce può ricadere separatamente sull'azienda. Va verificato in contratto se e come la manutenzione è prevista e quale sia il suo importo annuo.

Alla manutenzione si aggiunge l'infrastruttura quando il sistema non è interamente erogato dal fornitore. Gli ordini di grandezza del mercato cloud per una PMI: nel modello SaaS si usano servizi a partire da circa 5-25 euro per utente al mese.

Nel modello IaaS si affittano server virtuali gestiti direttamente dall'azienda, con costi dell'ordine di 50-500 euro al mese. Nel modello PaaS si paga indicativamente 10-100 euro al mese. Una macchina virtuale Windows o Linux parte da circa 50 euro al mese. Uno storage a oggetti è quotato intorno a 0,02 euro per GB al mese. Una VM su provider europeo low cost parte da circa 4 euro al mese.

Alla produttività ricorrente le cifre sono pubbliche: Microsoft 365 da 5,60 euro per utente al mese, Google Workspace da 6,80, Dropbox Business da 12, un CRM come Salesforce da 25. Il mercato cloud italiano vale 6,8 miliardi di euro nel 2025, in crescita del 18% secondo l'Osservatorio del Politecnico di Milano.

Il mix più comune nelle PMI è oggi un servizio SaaS per la produttività e un'infrastruttura IaaS per il gestionale. Una parte del costo ricorrente è abbonamento, un'altra è canone infrastrutturale da gestire internamente. Il budget pluriennale richiede di sommare, per ogni anno, canone o manutenzione, infrastruttura e le eventuali giornate di assistenza straordinaria.

Nei contratti ERP la manutenzione annua è una voce fissa. La suite TeamSystem Enterprise parte da 8.000 euro all'anno. Nel modello SaaS il canone include cloud, manutenzione e aggiornamenti annui. Con la licenza LifeTime di 1C gli aggiornamenti futuri sono inclusi nel prezzo una tantum.

Queste voci infrastrutturali si sommano al costo ERP, ma non sono il costo dell'ERP. Vanno tenute separate nel budget.

Sull'assistenza post go-live i listini pubblici non danno un prezzo. Nei contratti compare come manutenzione annua, supporto a consumo o giornate di assistenza straordinaria. Va chiesto se è compresa nel canone, quanto pesa ogni anno e con quale preavviso si attiva.

Per l'assistenza i listini pubblici non danno un importo per le suite ERP. TeamSystem Enterprise parte da 8.000 euro all'anno. Danea Easyfatt include assistenza e aggiornamenti nella licenza di 12 mesi; Fatture in Cloud nei piani base ha assistenza via chatbot. Zucchetti quota su preventivo.

Costi infrastrutturali ricorrenti quando il sistema non è tutto del fornitore

Cloud o on-premise: come cambia il costo totale di possesso

Nei due scenari non cambia solo l'importo, ma ciò che si paga e ciò di cui si resta responsabili. Nel modello a canone la licenza non è di proprietà dell'azienda. Il canone comprende cloud, manutenzione e aggiornamenti. Nell'on-premise si sostengono l'acquisto della licenza e le spese infrastrutturali. Restano in azienda la gestione dei server, degli aggiornamenti e della manutenzione.

Il modello IaaS sta in mezzo: si affittano macchine virtuali, storage e networking. Sistema operativo, applicazioni e dati restano a carico dell'azienda. L'analogia con la pizza: l'on-premise è farla in casa, acquistando gli ingredienti, impastando e infornando, con controllo totale ma molto lavoro.

Lo IaaS è affittare una cucina attrezzata, dove si cucina comunque. Il SaaS è la pizza consegnata a domicilio: si apre la scatola e si mangia.

In concreto, una PMI che sceglie on-premise deve mettere nel conto server, sistema operativo, backup, applicazione degli aggiornamenti e competenze interne o esterne per gestirli. Chi sceglie un ERP interamente cloud non sostiene investimenti in hardware e accede da qualsiasi luogo. L'aspetto è rilevante per le microimprese che devono operare in modo flessibile.

La scelta va fatta sulla proporzionalità. Un sistema sovradimensionato comporta spese inutili; uno troppo limitato può creare problemi con l'aumento dei dati. Il criterio è valutare il modello adeguato alle necessità attuali ma pronto a crescere con l'azienda. Va considerata anche la capacità di gestione interna: se nessuno può presidiare aggiornamenti e infrastruttura, quel costo resta comunque, sotto forma di fornitore esterno.

Le scelte concrete si vedono nei listini. Odoo è gratis in self-hosting; in cloud costa 24,90 euro/mese a utente. L'implementazione passa da un partner. TeamSystem Enterprise, suite ERP per PMI strutturate, parte da 8.000 euro all'anno. SAP Business One è pensato per PMI internazionali da 10-250 dipendenti.

A parità di perimetro, il confronto tra canone e licenza perpetua si chiude sulla licenza. Dieci utenti costano in un anno 9.000 euro con SAP Business One, 8.136 con Dynamics 365 Business Central e 2.988 con Odoo. La licenza LifeTime di 1C è 290 euro a utente, oltre al costo dell'applicazione, una tantum, con gli aggiornamenti futuri inclusi. Implementazione e assistenza restano fuori da entrambi i lati.

Cloud, IaaS e on-premise: cosa resta a carico dell'azienda

I costi invisibili e il metodo per valutare il ritorno

Ci sono voci che non compaiono in nessun preventivo e pesano quanto la licenza. Quando ordini, magazzino, vendite e contabilità non comunicano, si generano ritardi, errori, resi evitabili e controlli manuali che assorbono ore di lavoro settimanali. È il costo invisibile del disordine: può arrivare a migliaia di euro all'anno, spesso senza che l'imprenditore se ne accorga.

A questo si aggiungono le ore di doppia registrazione su sistemi separati, gli errori da correggere e le integrazioni realizzate in un secondo momento.

Per confrontare offerte diverse serve un orizzonte comune. Metodo: fissare un periodo, per esempio tre o cinque anni. Sommare, per ogni offerta, la quota una tantum e tutti i costi ricorrenti di ogni anno. Nel conteggio entrano canone o manutenzione, infrastruttura, eventuali giornate di assistenza straordinaria e ore interne per implementazione, formazione e migrazione dei dati.

Il perimetro deve essere identico: stessi utenti simultanei, stessi moduli, stesse giornate di formazione, stesse integrazioni.

Solo dopo si passa al ritorno. Il calcolo di base: costo annuo totale diviso costo orario interno dà il numero di ore all'anno che l'ERP deve far recuperare per andare in pareggio. Il costo una tantum diviso il risparmio annuo dà gli anni necessari a rientrare dall'investimento. Il risparmio va stimato sulle voci concrete individuate in azienda: ore di controllo manuale, doppie registrazioni, errori e rilavorazioni.

Perché il confronto resti onesto, ogni numero del preventivo va riferito a una voce precisa e non a un totale complessivo. Una licenza bassa con ore di personalizzazione non quantificate non è meno cara di un canone più alto che comprende assistenza e aggiornamenti. È un'offerta di cui non si conosce ancora il costo.

Per il ritorno pesa anche l'assistenza. Se non è compresa nel canone va sommata anno per anno: supporto a consumo e giornate straordinarie erodono il risparmio stimato.

Per stimare il risparmio, i riferimenti di mercato: solo il 21,1% delle PMI usa un CRM, contro il 56,5% delle grandi imprese. Il mercato ERP italiano vale 1,3 miliardi di dollari e cresce del 6,1% annuo.

Solo il 9% delle PMI italiane si può definire avanzata nell'uso dei propri sistemi e il 78,9% non usa un CRM. Sono i margini su cui si misura il recupero di ore.

Nel conteggio ogni voce va nominata. Licenza: SAP Business One 900 euro annui a utente. Dynamics 365 Business Central 67,80 euro/mese a utente. Odoo 24,90 euro/mese a utente. Poi giornate di parametrizzazione, personalizzazione e formazione. Poi assistenza e manutenzione dal secondo anno. Solo la licenza ha un prezzo pubblicato.

Le domande da fare al fornitore prima di firmare

Prima di firmare, la checklist riguarda perimetro, conteggio degli utenti e costi dal secondo anno. Sul perimetro: cosa è incluso nella licenza o nel canone e cosa si paga a parte. Se cloud, manutenzione, aggiornamenti e assistenza fanno parte del canone o sono voci separate.

Se gli aggiornamenti futuri sono inclusi nella licenza una tantum o si acquistano anno per anno. Se le integrazioni con e-commerce, CRM e sistemi bancari sono comprese e a quali condizioni.

Sugli utenti: come vengono conteggiati gli utenti simultanei. Cosa succede e quanto costa aggiungere un utente o un profilo che accede solo per registrare ordini. Qual è il costo di attivazione di un nuovo modulo o di una nuova sede.

Su implementazione e dopo: quante giornate di parametrizzazione, quante di personalizzazione di codice e quante di formazione sono previste, e per quali profili. Quale sarà il costo di manutenzione e aggiornamento dal secondo anno. Cosa accade se l'azienda cresce e servono nuovi moduli o utenti. Chi è proprietario della licenza e cosa prevede il contratto alla scadenza, comprese le modalità di rientro dei dati.

Con i listini pubblici le domande diventano verifica. SAP Business One: 900 euro annui a utente. Dynamics 365 Business Central: 67,80 euro/mese a utente. Odoo: 24,90 euro/mese a utente. Chiedere cosa comprendono e cosa si paga a parte. Zucchetti quota su preventivo: farsi dettagliare licenza, implementazione e assistenza.

Sull'assistenza dei gestionali di fascia bassa il perimetro è più leggibile: Fatture in Cloud la eroga via chatbot nei piani base, Danea la include nella licenza di 12 mesi insieme agli aggiornamenti. Per i piani superiori va chiesto cosa cambia e quanto costa.

Le tre voci del confronto vanno chieste separatamente. Licenza: quanto costa per utente e cosa comprende. Implementazione: quante giornate di parametrizzazione, personalizzazione e formazione. Assistenza: cosa è incluso, cosa si paga a consumo e quanto pesa la manutenzione dal secondo anno.

Chiedere le tre voci separatamente. Licenza: SAP 900 euro/anno per utente, Dynamics 67,80 euro/mese per utente, Odoo 24,90 euro/mese per utente, TeamSystem Enterprise 8.000 euro/anno, 1C 290 euro/utente una tantum. Implementazione: 5.000 euro base, 10.000-100.000 euro progetto reale; SAP costi elevati, Odoo partner, TeamSystem curva ripida. Assistenza: Danea inclusa 12 mesi, Fatture in Cloud chatbot, Zucchetti preventivo.