Gestionale in Italia: requisiti fiscali, registri contabili

Requisiti fiscali e contabili di un gestionale in Italia

Un gestionale è fiscalmente e contabilmente adeguato se supporta le procedure con cui l’impresa rispetta gli obblighi tributari, non se si limita a registrare dati. La compliance tributaria comprende procedure, controlli e buone pratiche per rispettare le norme fiscali e ridurre violazioni, sanzioni e contenziosi.

La conformità normativa comprende le normative fiscali — dichiarazioni, registrazioni contabili e pagamenti delle imposte —, le regole sulla protezione dei dati e le normative di settore. Il GDPR impone regole severe su raccolta, conservazione e utilizzo dei dati personali.

Un gestionale va valutato su tre fronti: dati rilevati, documenti fiscali prodotti o trasmessi, controlli e tracciature resi possibili. Se un’area resta fuori dal software, su fogli di calcolo o canali separati, il requisito non è soddisfatto.

In Italia alcuni requisiti hanno un nome preciso: Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, formato XML della fattura, codice destinatario di 7 caratteri, PEC tra i canali di ricezione. Un gestionale che non li presidia non è conforme, qualunque sia il numero di funzioni contabili offerte.

I requisiti con nome e riferimento normativo sono: regime contabile e scritture contabili (Codice civile); libro giornale (art. 22 DPR 600/1973); libro degli inventari (art. 15 DPR 600/1973); registro dei beni ammortizzabili (art. 15 DPR 600/1973); registri IVA; fatturazione elettronica via SdI con file XML e codice destinatario di 7 caratteri; tracciabilità e Tax Control Framework (TCF); adempimento collaborativo ai sensi del D. Lgs 128/2015.

Per le scritture contabili, il riferimento resta il Codice civile. La conservazione dei documenti fiscali va verificata in fase di scelta del gestionale: occorre chiarire se il servizio è gestito internamente o affidato a un soggetto esterno specializzato, e con quali garanzie nel tempo.

Il D. Lgs 128/2015 attua gli articoli 5, 6 e 8, comma 2, della legge 11 marzo 2014, n. 23. L’adesione al regime di adempimento collaborativo è volontaria e subordinata al possesso dei requisiti soggettivi e oggettivi previsti.

Regimi contabili e configurazione del gestionale

I regimi contabili raccolgono regole e istruzioni per gestire la contabilità e la documentazione rilevante ai fini fiscali. Comprendono documenti obbligatori e formalità per essere conformi al fisco e al Codice civile. La portata e il contenuto dipendono dalla natura giuridica del contribuente.

Gli obblighi documentali dipendono dal regime adottato. Il gestionale va configurato in base agli obblighi effettivi dell’impresa, non su uno schema unico.

La scelta del regime contabile è legata anche alle dimensioni dell’attività e all’ammontare del fatturato. Poiché è il regime adottato a stabilire documenti e formalità, il gestionale va configurato su quello effettivamente applicato.

Tra i regimi contabili, quello ordinario non prevede particolari requisiti di accesso. La contabilità semplificata è un regime distinto. Il regime forfettario riguarda i contribuenti forfettari, per i quali la moratoria per le transazioni di luglio è scaduta il 31 agosto 2022; i ritardatari hanno visto scattare le sanzioni dal 1° ottobre 2022.

In fase di scelta conviene chiedere al fornitore quali regimi supporta e come avviene la configurazione iniziale: piano dei conti, registri, dichiarazioni dei redditi. Va chiarito cosa cambia in caso di passaggio a un regime diverso. Un software che impone un solo schema costringe a tenere fuori sistema le scritture non previste.

Il requisito nominato è il supporto al regime contabile adottato, ai documenti obbligatori e alle formalità previste dal Codice civile. Il fornitore va interrogato sul regime effettivamente dichiarato dall’impresa, non su una configurazione generica.

Scritture contabili e registri fiscali da verificare

La tenuta delle scritture dipende dal regime adottato: il gestionale deve rilevare le operazioni comprese negli obblighi del contribuente e gestirle secondo le regole pertinenti. Deve coprire l’intero ciclo delle scritture contabili e la gestione dei registri, non solo l’emissione delle fatture.

Il libro giornale è il registro in cui sono annotate tutte le scritture contabili giornalmente e in ordine cronologico, ai sensi dell’art. 22 del DPR 600/1973. Le registrazioni devono essere effettuate entro 60 giorni dall’accadimento giornaliero. La stampa o la conservazione sostitutiva deve avvenire entro il 30 settembre dell’anno successivo a quello cui si riferiscono le registrazioni.

Il libro degli inventari accoglie l’inventario di fine anno, da redigere entro l’inizio del periodo di imposta successivo e comunque entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, ex art. 15 del DPR 600/1973. Nel libro degli inventari va stampato anche il bilancio d’esercizio dell’anno di riferimento.

Il registro dei beni ammortizzabili contiene, per i beni immobili, l’anno di acquisto, il costo di acquisto o di produzione, gli ammortamenti, le svalutazioni e le rivalutazioni, il valore del fondo ammortamento, gli incrementi e i decrementi. Per i beni mobili registrati sono richiesti meno dati. Il riferimento è l’art. 15 del DPR 600/1973.

I registri IVA e i registri fiscali pertinenti al contribuente vanno verificati per tenuta, quadrature dei totali, selezione del periodo e modalità di stampa. Il gestionale deve esportare i registri in formato leggibile e consentire la stampa anche su esercizi già chiusi.

Per le attività tenute a predisporli, bilanci e dichiarazioni dei redditi devono poter essere alimentati da dati riconciliati con le scritture. Il gestionale non dovrebbe limitarsi a emettere fatture.

Le scritture contabili e i documenti fiscali devono essere conservati per il periodo previsto dalla normativa. La conservazione digitale non coincide con il semplice archivio: il gestionale deve garantire che i documenti conservati restino integri, autentici e legalmente validi nel tempo. Il servizio può essere gestito internamente o affidato a un soggetto esterno specializzato.

Il Decreto Crescita 2019 ha differito al 30 novembre i termini per l’invio delle dichiarazioni dei redditi e della dichiarazione IRAP, a partire dall’anno di imposta 2018. Il gestionale deve riflettere queste scadenze nel calendario fiscale.

Fatturazione elettronica e flussi con intermediari

Un gestionale conforme deve gestire l’intero ciclo della fatturazione elettronica, attiva e passiva. Per la fatturazione passiva, la ricezione può avvenire anche tramite un intermediario accreditato o una piattaforma di fatturazione elettronica.

Il canale unico è il Sistema di Interscambio (SdI), messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Lo SdI riceve le fatture in formato XML, effettua i controlli di base e le inoltra ai destinatari finali. È l’unico sistema autorizzato in Italia per l’invio delle fatture elettroniche.

Con lo SdI dialogano canali abilitati: PEC, FTP, WebApp e altri sistemi di scambio dati autorizzati, come l’EDI. Per comunicare con lo SdI, un canale ha bisogno di una determinata qualifica. Il gestionale deve presidiare il canale scelto, non delegarlo interamente all’esterno.

Il codice destinatario, detto anche codice SDI, è una sequenza alfanumerica di 7 caratteri — 6 per la Pubblica Amministrazione — che indica dove recapitare la fattura. Se manca o è errato, il documento resta nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi e va recuperato manualmente. Il codice SDI è rilasciato ai soggetti accreditati presso lo SdI con un canale di ricezione dedicato e non distingue maiuscole e minuscole. Il Codice Univoco Ufficio (CUU) di 6 caratteri riguarda la Pubblica Amministrazione.

I controlli dello SdI sono formali: l’unico riscontro è l’esistenza o meno di una partita IVA italiana. Nessuna verifica riguarda la veridicità dei dati dichiarati in fattura. Il gestionale deve quindi validare in autonomia partite IVA, importi e codici prima della trasmissione.

Il formato obbligatorio resta l’XML trasmesso tramite lo SdI. Le specifiche tecniche sono aggiornate alla versione 1.9.1, in vigore dal 15 maggio 2026, con il controllo 00327 per le aziende in Gruppo IVA e aggiornamenti ai canali WS e SFTP. La fattura elettronica deve essere firmata con firma elettronica qualificata o digitale.

Per le operazioni transfrontaliere, l’esterometro è passato allo standard della fatturazione elettronica dal 2022: i dati delle operazioni da e verso l’estero vanno comunicati al Fisco con tempi specifici. Un gestionale che non copre questo flusso espone l’impresa a sanzioni.

Aggiornamenti normativi sulla fatturazione elettronica

Tracciabilità, controlli e prevenzione del rischio fiscale

Tracciabilità e controllo dei dati sono il nucleo del requisito. La conformità normativa comprende la tracciabilità dei dati in ogni fase del loro utilizzo e il rispetto delle regole su registrazioni contabili, dichiarazioni e pagamenti delle imposte.

La conformità normativa comprende anche il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) per raccolta, conservazione e utilizzo dei dati personali. La tracciabilità è richiesta in ogni fase.

Un software che permette di modificare o cancellare una registrazione senza lasciare evidenza non soddisfa questo punto, qualunque sia il numero di funzioni contabili offerte.

Sul versante fiscale, un modello di Tax Control Framework definisce chi fa cosa in ambito fiscale e come gestire le segnalazioni di non conformità. Nel gestionale questi elementi diventano caratteristiche verificabili: registro delle modifiche alle scritture, separazione dei ruoli e autorizzazioni di accesso.

Servono anche scadenziario con avvisi su versamenti e dichiarazioni, e report periodici di anomalie: fatture ricevute e non registrate, partite non riconciliate, scarti di trasmissione. Le scadenze non sono un dettaglio organizzativo: gli errori nella gestione fiscale possono portare a sanzioni.

Il requisito nominato è il Tax Control Framework (TCF). Richiede rilevazione, misurazione, gestione e controllo del rischio fiscale; il gestionale conforme deve rendere tracciabili le operazioni e produrre report utilizzabili nel TCF.

Requisiti avanzati per l'adempimento collaborativo

Il regime di adempimento collaborativo, o cooperative compliance, è stato istituito con il decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 128. Possono aderirvi i contribuenti dotati di un efficace sistema integrato che rilevi, misuri, gestisca e controlli il rischio fiscale.

L’accesso richiede requisiti soggettivi e oggettivi. Tra i requisiti soggettivi figurano regolarità fiscale, affidabilità, storia di compliance e volume d’affari. Tra gli oggettivi: tipo di attività, sistema contabile, volontà di cooperare e sistema di controllo del rischio fiscale.

La regolarità fiscale implica assenza di debiti tributari scaduti o irregolarità nella presentazione delle dichiarazioni. L’affidabilità richiede informazioni complete e veritiere durante le verifiche fiscali.

Il rischio fiscale è il rischio di operare in violazione di norme di natura fiscale o in contrasto con i principi o con le finalità dell’ordinamento tributario; il sistema integrato che lo rileva, lo misura, lo gestisce e lo controlla è il Tax Control Framework o TCF.

L’accesso è riservato a soggetti residenti e non residenti con stabile organizzazione in Italia. Devono raggiungere determinate soglie di volume d’affari o ricavi: 750 milioni di euro per il 2024 e il 2025, 500 milioni di euro per il 2026 e il 2027, 100 milioni di euro dal 2028. La nuova soglia di ingresso è stata stabilita dal decreto legislativo n. 221/2023.

Il regime è aperto anche ai contribuenti che danno esecuzione alla risposta all’istanza di interpello sui nuovi investimenti, indipendentemente dal volume d’affari. È aperto anche ai soggetti appartenenti al consolidato fiscale nazionale a determinate condizioni, tra cui l’adozione di un sistema di controllo del rischio fiscale certificato.

Per queste imprese il requisito tecnologico è più stringente. Serve un sistema contabile che renda tracciabili con chiarezza operazioni e transazioni. Serve anche un sistema interno efficace per rilevare e gestire il rischio fiscale.

Il gestionale deve quindi garantire la tracciabilità dei flussi e sostenere la gestione del rischio fiscale, con report utilizzabili nell’ambito del TCF.

I requisiti soggettivi stanno nell’articolo 7 del D. Lgs 128/2015, nel punto 2 del Provvedimento dell’Agenzia del 14 aprile 2016 e nel DM del 31 gennaio 2022.

Nel consolidato fiscale nazionale, articolo 117 e seguenti del TUIR (DPR 917/1986), il gruppo deve adottare un sistema integrato e certificato ai sensi dell’articolo 4, comma 1-bis del D. Lgs 128/2015, capace di rilevare, misurare, gestire e controllare il rischio fiscale.

L’articolo 2 del D. Lgs 147/2015 riguarda l’istanza di interpello sui nuovi investimenti. Il regime è aperto anche ai contribuenti facenti parte di un Gruppo IVA.

L’adesione è volontaria e richiede il possesso dei requisiti soggettivi e oggettivi. Il regime punta a un rapporto di fiducia tra amministrazione e contribuente, con interlocuzione costante e preventiva sugli elementi di fatto e anticipazione del controllo.

Il D. Lgs 128/2015 attua gli articoli 5, 6 e 8, comma 2, della legge 11 marzo 2014, n. 23.

Checklist: requisiti fiscali e registri contabili del gestionale in Italia

Regime contabile: verificare che il software supporti il regime adottato e consenta la configurazione iniziale e i cambi di regime.

Regime contabile ordinario: non esistono particolari requisiti di accesso. Il software deve coprire i documenti obbligatori e le formalità del regime applicato, incluse quelle del Codice civile.

Contabilità semplificata e regime forfettario: verificare che il gestionale gestisca il regime applicato anche nei casi di contabilità semplificata e contribuenti forfettari.

Scritture: il gestionale deve rilevare tutte le operazioni amministrative, economiche e finanziarie dell’attività. Non può limitarsi alle fatture emesse e ricevute.

Libro giornale: registrazioni giornaliere e cronologiche entro 60 giorni dall’accadimento; stampa o conservazione sostitutiva entro il 30 settembre dell’anno successivo.

Libro degli inventari: inventario di fine anno entro l’inizio del periodo di imposta successivo e entro tre mesi dal termine della dichiarazione dei redditi; nel libro va stampato anche il bilancio d’esercizio.

Registro dei beni ammortizzabili: per i beni immobili, anno di acquisto, costo, ammortamenti, svalutazioni, rivalutazioni, fondo ammortamento, incrementi e decrementi; per i mobili registrati meno dati.

Registri IVA: verificare tenuta, quadrature dei totali, selezione del periodo e modalità di stampa.

Documenti obbligatori: per le attività tenute a predisporli, verificare che il software alimenti bilanci e dichiarazioni dei redditi con dati riconciliati alle scritture contabili.

Scadenze: il Decreto Crescita 2019 ha differito al 30 novembre i termini per le dichiarazioni dei redditi e IRAP, dall’anno di imposta 2018.

Fatturazione elettronica: il gestionale deve gestire la fatturazione elettronica passiva, anche tramite intermediario accreditato o piattaforma di fatturazione elettronica.

Sistema di Interscambio: invio e ricezione tramite lo SdI dell’Agenzia delle Entrate, con file in formato XML e canali abilitati (PEC, FTP, WebApp, EDI).

Canale SdI: verificare che il canale con cui il gestionale comunica con il Sistema di Interscambio possieda la qualifica necessaria.

Codice destinatario: campo alfanumerico di 7 caratteri, 6 per la Pubblica Amministrazione. Il software deve gestire le fatture non recapitate nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

Codice SDI: viene rilasciato ai soggetti accreditati presso lo SdI con un canale di ricezione dedicato e non distingue maiuscole e minuscole. Il Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri riguarda la Pubblica Amministrazione.

Controlli formali: validare partite IVA, importi e codici prima dell’invio. Lo SdI verifica solo l’esistenza della partita IVA italiana e non la veridicità dei dati.

Specifiche tecniche: versione 1.9.1 in vigore dal 15 maggio 2026, controllo 00327 per le aziende in Gruppo IVA, aggiornamenti ai canali WS e SFTP. La fattura deve essere firmata con firma elettronica qualificata o digitale.

Esterometro: dal 2022 le operazioni da e verso l’estero vanno comunicate con lo standard della fatturazione elettronica, rispettando tempi specifici.

Tracciabilità e controlli: log delle modifiche, ruoli e autorizzazioni, scadenziario e report di anomalie. La conformità comprende la tracciabilità dei dati in ogni fase del loro utilizzo.

Protezione dei dati: conformità al GDPR su raccolta, conservazione e utilizzo dei dati personali. La tracciabilità è richiesta in ogni fase del loro utilizzo.

Rischio fiscale: se l’impresa adotta o intende adottare un Tax Control Framework, il gestionale deve supportare la definizione delle responsabilità in ambito fiscale e la gestione delle segnalazioni di non conformità.

Adempimento collaborativo: servono un efficace sistema integrato che copra rilevazione, misurazione, gestione e controllo del rischio fiscale e un sistema contabile che permetta di tracciare con chiarezza operazioni e transazioni.

Requisiti soggettivi e oggettivi dell’adempimento collaborativo: regolarità fiscale, affidabilità, storia di compliance e volume d’affari; tipo di attività, sistema contabile, volontà di cooperare e sistema di controllo del rischio fiscale.

Soglie adempimento collaborativo: 750 milioni di euro per il 2024 e il 2025, 500 milioni di euro per il 2026 e il 2027, 100 milioni di euro dal 2028, come stabilito dal decreto legislativo n. 221/2023.

Volontarietà: l’accesso all’adempimento collaborativo è volontario e subordinato al possesso dei requisiti soggettivi e oggettivi previsti.

Norme e autorità: D. Lgs 128/2015, articolo 7; Provvedimento dell’Agenzia del 14 aprile 2016, punto 2; DM 31 gennaio 2022; articolo 117 e seguenti del TUIR (DPR 917/1986); articolo 4, comma 1-bis, D. Lgs 128/2015; articolo 2 D. Lgs 147/2015; legge 11 marzo 2014, n. 23, articoli 5, 6 e 8, comma 2.

Conservazione: le scritture contabili e i documenti fiscali devono essere conservati per il periodo previsto dalla normativa.

Conservazione digitale: verificare che la soluzione garantisca nel tempo integrità, autenticità e validità legale dei documenti conservati, con un’organizzazione dell’archivio che ne consenta l’accessibilità. Se il servizio è esternalizzato, chiedere a chi è affidato e con quali garanzie.

Obbligo di fatturazione elettronica: il software deve gestirne il ciclo completo tramite lo SdI e il formato XML.