Quali requisiti fiscali e contabili deve avere un gestionale in Italia?

Cosa significa requisito fiscale e contabile per un gestionale

Un gestionale è fiscalmente e contabilmente adeguato non quando si limita a registrare dati, ma quando supporta le procedure con cui l’impresa rispetta gli obblighi tributari. La compliance tributaria è l’insieme di procedure, controlli e buone pratiche che un’azienda adotta per rispettare le norme fiscali e ridurre il rischio di violazioni, sanzioni e contenziosi; non coincide con la sola osservanza di scadenze e dichiarazioni (Paratore).

Operativamente, la conformità normativa comprende le normative fiscali — dichiarazioni, registrazioni contabili e pagamenti delle imposte —, le regole sulla protezione dei dati e le normative di settore (TeamSystem). Un gestionale va quindi valutato su tre fronti distinti: quali dati rileva, quali documenti fiscali produce o trasmette, quali controlli e tracciature rende possibili. Se una di queste aree resta fuori dal software e finisce su fogli di calcolo o canali separati, il requisito non è soddisfatto.

Adeguatezza al regime contabile del contribuente

I regimi contabili sono l’insieme di regole e istruzioni che ogni azienda deve rispettare per gestire correttamente la contabilità e, in senso ampio, la documentazione rilevante ai fini fiscali: documenti obbligatori e formalità necessari per essere conformi al fisco e al Codice civile (Appvizer). Portata e contenuto dipendono dalla natura giuridica del contribuente e dalle dimensioni dell’attività, quindi dall’ammontare del fatturato (Appvizer).

Poiché è il regime adottato a stabilire documenti e formalità, il gestionale va configurato sul regime effettivamente applicato, non su uno schema unico. In fase di scelta conviene chiedere al fornitore: quali regimi contabili supporta; come avviene la configurazione iniziale (piano dei conti, registri, modelli di dichiarazione); cosa cambia in caso di passaggio a un regime diverso, per esempio per superamento di una soglia di ricavi. Un software che impone un solo schema di registrazione costringe a tenere fuori sistema le scritture non previste.

Gestione delle scritture contabili e dei registri

Chi esercita un’attività economica deve adottare un regime contabile e registrare tutte le operazioni amministrative, economiche e finanziarie: ogni movimentazione di capitale o transazione che determini entrate o uscite va rilevata secondo regole definite (Appvizer). Il gestionale deve coprire l’intero ciclo delle scritture contabili e la gestione dei registri, non solo l’emissione delle fatture.

Sulla tenuta dei registri è intervenuto un cambiamento rilevante: dal 2019 una norma sembra consentire di non stampare mai i registri contabili (Sinaco). Per il software le implicazioni pratiche sono due. La tenuta è digitale, quindi i registri devono restare sempre consultabili e integri nel tempo; deve restare possibile una stampa completa e leggibile. In fase di valutazione conviene verificare come il gestionale esporta i registri (formato, quadrature dei totali, selezione del periodo) e se la stampa è disponibile anche su esercizi già chiusi.

Cambiamenti chiave nella tenuta dei registri contabili

• 2019 — Norma che consente la tenuta digitale dei registri senza obbligo di stampa fisica; il dato deve restare consultabile e stampabile in ogni momento.

Fatturazione elettronica e flussi con intermediari

Un gestionale conforme deve gestire l’intero ciclo della fatturazione elettronica, attiva e passiva. Per la fatturazione passiva, la ricezione può avvenire tramite l’intermediazione di un fornitore specializzato dotato di connettore dedicato: la documentazione di settore descrive il caso del cliente che dispone dell’intermediazione e del connettore per la fatturazione elettronica passiva (Studiocasartelli).

Da qui verifiche precise in fase di scelta: se il gestionale si appoggia a un intermediario o a un connettore, quali flussi passano dal software e quali restano esterni; dove vengono conservati i file ricevuti; come vengono collegati automaticamente alle registrazioni contabili; chi risponde di scarti o mancate consegne. Se l’import dei documenti avviene su un canale esterno e la riconciliazione con le scritture resta manuale, il ciclo non è realmente integrato e il rischio di errori ricade sull’ufficio.

Vantaggi e rischi della gestione esterna della fatturazione passiva

Tracciabilità, controlli e prevenzione del rischio fiscale

Tracciabilità e controllo dei dati sono il nucleo del requisito. La conformità normativa comprende la tracciabilità dei dati in ogni fase del loro utilizzo e il rispetto delle regole su registrazioni contabili, dichiarazioni e pagamenti delle imposte (TeamSystem). Un software che permette di modificare o cancellare una registrazione senza lasciare evidenza non soddisfa questo punto, qualunque sia il numero di funzioni contabili offerte.

Sul versante fiscale, un modello di Tax Control Framework definisce chi fa cosa in ambito fiscale e come gestire le segnalazioni di non conformità (Paratore). Nel gestionale questi elementi diventano caratteristiche verificabili: registro delle modifiche alle scritture, separazione dei ruoli e delle autorizzazioni di accesso, scadenziario con avvisi su versamenti e dichiarazioni, report periodici di anomalie (fatture ricevute e non registrate, partite non riconciliate, scarti di trasmissione). Le scadenze non sono un dettaglio organizzativo: gli errori nella gestione fiscale possono portare a sanzioni (TeamSystem).

Requisiti avanzati per l'adempimento collaborativo

Il regime di adempimento collaborativo, o cooperative compliance, è stato istituito con il decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 128. Possono aderirvi i contribuenti dotati di un efficace sistema integrato di rilevazione, misurazione, gestione e controllo del rischio fiscale, inteso come rischio di operare in violazione di norme fiscali o in contrasto con i principi o le finalità dell’ordinamento tributario: è il Tax Control Framework (Agenzia delle Entrate).

L’accesso è riservato a soggetti residenti e non residenti con stabile organizzazione in Italia che raggiungono determinate soglie di volume d’affari o ricavi: 750 milioni di euro per il 2024 e il 2025, 500 milioni di euro per il 2026 e il 2027, 100 milioni di euro dal 2028; la nuova soglia di ingresso è stata stabilita dal decreto legislativo n. 221/2023 (Agenzia delle Entrate). Il regime è aperto anche ai contribuenti che danno esecuzione alla risposta all’istanza di interpello sui nuovi investimenti, indipendentemente dal volume d’affari, e ai soggetti appartenenti al consolidato fiscale nazionale a determinate condizioni, tra cui l’adozione di un sistema di controllo del rischio fiscale certificato (Agenzia delle Entrate).

Per queste imprese il requisito tecnologico è più stringente: serve un sistema contabile che consenta una chiara tracciabilità delle operazioni e delle transazioni e un sistema interno efficace per la rilevazione e la gestione del rischio fiscale (fatturapro.click). Il gestionale deve quindi sostenere la tracciabilità delle operazioni e delle transazioni e la gestione del rischio fiscale, con report utilizzabili nell’ambito del TCF.

Soglie per l'adempimento collaborativo (2024–2028)

• 2024–2025 — 750 milioni di euro

Checklist per valutare un gestionale fiscalmente e contabilmente conforme

Regime contabile: verificare che il software supporti il regime adottato, definito in base alla natura giuridica del contribuente e alle dimensioni dell’attività, e che la riconfigurazione sia possibile in caso di passaggio a un regime diverso (cfr. Appvizer).

Scritture: capacità di rilevare tutte le operazioni amministrative, economiche e finanziarie dell’attività, non solo le fatture emesse e ricevute (cfr. Appvizer).

Registri: tenuta digitale sempre consultabile e possibilità di stampa completa e leggibile, in linea con l’orientamento introdotto dal 2019 (cfr. Sinaco).

Fatturazione elettronica: gestione del ciclo attivo e passivo, con connettore o intermediario per la fatturazione passiva e collegamento dei documenti alle registrazioni contabili (cfr. Studiocasartelli).

Tracciabilità e controlli: log delle modifiche, ruoli e autorizzazioni, scadenziario, report di anomalie; la conformità comprende la tracciabilità dei dati in ogni fase del loro utilizzo (cfr. TeamSystem).

Rischio fiscale: se l’impresa adotta o intende adottare un Tax Control Framework, il gestionale deve supportare la definizione delle responsabilità in ambito fiscale e la gestione delle segnalazioni di non conformità (cfr. Paratore); per l’ammissione all’adempimento collaborativo servono un efficace sistema integrato di rilevazione, misurazione, gestione e controllo del rischio fiscale e un sistema contabile che consenta una chiara tracciabilità delle operazioni e delle transazioni (cfr. Agenzia delle Entrate; fatturapro.click).

Checklist per valutare un gestionale fiscalmente e contabilmente conforme