Servizi Fiscali
Conservazione digitale a norma: obblighi e scelta del fornitore
La conservazione a norma mantiene nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. È un processo con regole e attività, non una semplice copia dei file.
Conservazione digitale a norma: non è un semplice backup
La conservazione a norma mantiene nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. È un processo con regole e attività, non una semplice copia dei file.
Il backup serve a ripristinare dati dopo un guasto, mentre il cloud da solo è memorizzazione. Anche la scansione di un documento cartaceo è soltanto una fase iniziale.
Il riferimento tecnico è costituito dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, del 17 maggio 2021, e dall’Allegato 5 sui metadati. Il processo interessa l’intero ciclo di vita del documento.
Obblighi operativi: formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Per le fatture elettroniche, il file XML è il documento fiscalmente rilevante da conservare con un processo digitale. Il termine indicato per le fatture è di 10 anni, e il DMEF del 17 giugno 2014 è il riferimento richiamato per la conservazione digitale.
Tra i riferimenti normativi per la conservazione dei documenti fiscali figurano l’art. 2220 c.c. e l’art. 39 del DPR 633/72. Quest’ultimo prevede che fatture e registri siano mantenuti per un determinato periodo.
La Circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia delle Entrate richiama per le fatture elettroniche i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità. Devono essere garantiti dalla formazione del documento per tutto il periodo di conservazione previsto.
Per le pubbliche amministrazioni, l’art. 34, comma 1-bis, del CAD (D.Lgs. 82/2005) consente la conservazione nella propria struttura oppure l’affidamento totale o parziale a soggetti pubblici o privati. L’affidamento deve rispettare i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione previsti dalla disciplina AgID.
Per la conservazione esterna delle PA valgono le Linee guida AgID del 17 maggio 2021 e il regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi, con gli allegati A e B. Le Linee guida distinguono formazione del documento, gestione corrente e conservazione nel lungo periodo e comprendono l’Allegato 5 sui metadati.
I migliori fornitori di servizi logistici a Italia
Ultimo aggiornamento: 2026-10-08.
- Savino Del BeneSavino Del Bene fornisce servizi: trasporto marittimo; trasporto aereo; spedizioni marittime; servizi di spedizione e logistica; servizi di magazzino e deposito container per spedizioni di trasporto marittimo. Savino Del Bene è stata fondata nel 1899 e ha sede a Firenze.
- GEODISGEODIS offre servizi di trasporto aereo, marittimo e su strada, magazzinaggio e gestione della supply chain. L’azienda fornisce soluzioni logistiche integrate per supportare i clienti nelle loro esigenze operative globali. Servizi: Air Freight, Ocean Freight, Road Transport, Warehousing, Supply Chain Management.
- Kuehne NagelKuehne+Nagel offre servizi di trasporto merci globale e gestione della supply chain. L’azienda fornisce soluzioni logistiche end-to-end, inclusi spedizioni via mare e doganali, per imprese e industrie internazionali.
- Schenker ItalianaSchenker Italiana fornisce servizi: trasporto aereo; trasporto su strada; trasporto marittimo; trasporto ferroviario; logistica contrattuale.
Lista breve: è stato possibile verificare solo 4 attività commerciali. Nessuna è stata aggiunta per riempire la lista.
Come viene stilata questa classifica
Questa classifica include aziende che almeno due testate indipendenti menzionano nei propri elenchi. Ogni sito web ufficiale è stato verificato e l'ordine riflette la frequenza e l'evidenza con cui le aziende sono menzionate, la loro presenza nei risultati di ricerca e le informazioni verificate sul loro sito web.
Peso dei criteri: quanto spesso e quanto in evidenza un'azienda viene nominata in elenchi indipendenti 40%, presenza nei risultati di ricerca 15%, valutazione e recensioni Google 20% ove disponibili, informazioni verificate sul sito web dell'azienda 25%.
Per questa classifica è stato possibile verificarne meno di dieci, quindi sono elencate solo le voci verificate. Non viene aggiunto nulla per riempire l'elenco.
Fai pubblicità su questa pagina
Questo spazio nell'intestazione è disponibile per un inserzionista all'anno. Contattaci per le tariffe.
Metadati e classificazione: il cuore della conformità
I metadati contribuiscono ad autenticità, affidabilità e ricercabilità dei documenti. Stefano Allegrezza dell’Università di Macerata, in uno studio pubblicato su Umanistica Digitale nell’ambito del progetto internazionale InterPARES Trust AI, rileva che spesso non vengono identificati e associati correttamente.
Nelle amministrazioni pubbliche e nelle imprese, i documenti possono non essere classificati né aggregati, oppure essere riuniti in aggregazioni errate. Ne derivano archivi disordinati e documenti fuori contesto, più difficili da reperire.
Lo studio segnala che i software gestionali offrono un supporto limitato per queste attività. Indica le tecniche di intelligenza artificiale come una possibile risposta per ricostituire aggregazioni e arricchire gli schemi di metadati.
Conservazione sostitutiva e documenti fiscali: il caso della fattura elettronica
Il Sistema di Interscambio riceve, controlla e smista i file-fattura, ma non si occupa della loro archiviazione e conservazione. Il file XML fiscalmente rilevante deve quindi essere mantenuto con un processo di conservazione digitale.
AFE di Apulia Software, integrato in Odoo, dichiara di offrire fatturazione elettronica con firma digitale e conservazione a norma per 10 anni. Questo è il periodo dichiarato per il servizio AFE.
AFE mette a disposizione un connettore per OpenERP e Odoo e API per collegare altri gestionali. Tra le funzioni indicate figurano invio massivo e asincrono delle fatture, notifiche di errore, dashboard delle fatture da inviare o errate e invio periodico programmato degli XML al commercialista.
Come scegliere il fornitore di conservazione digitale
Il marketplace AgID è una vetrina per individuare fornitori, non un albo o un registro, e l’iscrizione non è obbligatoria. I conservatori che partecipano agli affidamenti delle PA devono comunque possedere i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione previsti dal regolamento.
Se una PA affida il servizio a un soggetto non iscritto al marketplace, deve trasmettere il contratto ad AgID entro 30 giorni dalla stipula. AgID può così verificare i requisiti generali e quelli di qualità, sicurezza e organizzazione.
Tra i soggetti riportati nell’elenco dei conservatori iscritti figurano Aruba PEC S.p.A., Tinexta Infocert S.p.A., Namirial S.p.A., BUCAP S.p.A., Maggioli S.p.A., Engineering Ingegneria Informatica S.p.A., Unimatica S.p.A. e Zucchetti Digital Solutions S.r.l. Prima di contrattare, verificare sul portale AgID lo stato dell’iscrizione.
Chiedere quali gestionali si integrano, se sono disponibili API e documentazione e come vengono gestiti i controlli e gli errori. Confrontare assistenza, durata del servizio, modalità di accesso ed esportazione dei documenti e condizioni alla cessazione del rapporto.
Richiedere un preventivo con il dettaglio dei costi e delle condizioni del servizio. AFE dichiara di offrire assistenza digitale, FAQ, manuali, video formativi, piani di servizio, API, notifiche e dashboard: sono elementi da confrontare con le proposte degli altri operatori.
Accessibilità e consultabilità nel tempo
I documenti devono restare consultabili per le esigenze operative e in caso di contenzioso o cambio di gestionale. Prima della scelta, chiarire in quale formato sono accessibili e quali strumenti consentono di consultarli.
AFE dichiara che i documenti restano accessibili qualunque sia il software di gestione aziendale utilizzato. Verificare nel contratto le modalità di accesso e recupero anche alla fine del servizio.
Errori comuni e domande da fare al fornitore
Non confondere la copia dei file con la conservazione a norma: il backup ripristina i dati, ma non sostituisce il processo. Verificare come vengono gestite classificazione, aggregazioni e associazione dei metadati fin dall’acquisizione.
Chiedere come il fornitore segnala gli errori, quale supporto offre e per quanto tempo conserva i documenti. Verificare anche come si recuperano i file se cambia il gestionale o termina il contratto.
